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常州市土地学会档案管理规定
发布机构:常州市土地学会    发布时间:2016-08-01

  常州市土地学会档案管理规定

    (2000年4月制订,2007年7月修订)

    

    为了加强本会档案管理,推进档案法制化、规范化、制度化建设,依据《中华人民共和国档案法》和本会章程,结合本会实际制定本规定。

    一、档案人员配备

    档案工作是土地学会工作的一项重要基础性工作。由学会办公室选配一名政治思想好、业务能力强、具有爱岗敬业和奉献精神的工作人员担任(兼任)档案员,以利把本会各类原始资料永久保存下来永续利用,为学会工作和国土资源管理工作搞好服务,为后人提供真实可靠的史料依据。档案人员调动或离职时,要及时进行配备,以保证档案工作的连续性。

    二、档案收集整理

    1、本会实行纸质、电子档两套档案保管制度。

    2、科学分类。要按照《档案法》和土地学会档案分类方案要求,对本会开展各种活动中形成的文件、材料、表格、台帐、图片、物件等,采取从总到分的方法进行分类。

    3、收集齐全。对照本会办公室收、发文登记薄逐一清收,查看历届、历年及季度工作计划按序清收,做到平时收集与年终收集相结合,确保收集率达100%。收集到的各种资料,组卷要合理。要按照各类档案形成的时间顺序,做到分类清楚、分级适当、确定保管期限准确。声象类材料按专题、年度组卷,实物档案材料按类别、年度归档。

    4、系统编目。题写案卷标题,要结构完整,合乎语法、标点准确、文字简练、概括准确;排列卷内文件,编写页码按文件材料形成的规律,保持文件之间的密切联系。

    三、档案移交保管

    本学会当年形成的档案,应于下年初移交国土资源局综合档案室,本会办公室档案员将档案移交综合档案室时,要认真进行核对检查,并填写移交签收薄并由双方签字,防止档案丢失,明确保管责任。

    四、档案利用管理

    土地学会档案要积极为本部门提供档案信息资料,借调借阅档案资料应经本会主管部门负责人或本会秘书长批准同意。未经批准一律不准借出档案资料,以维护档案的严肃性。 

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